Ирина управляет небольшой видеостудией. Её команда снимает корпоративные ролики крупных брендов. Платежи от заказчиков уходят на расчёты с сотрудниками, аренду оборудования, оплату рекламы и небольшой личный доход. Все деньги Ирина направляет в развитие — она хочет быстрее вырастить свой бизнес.
Чем больше Ирина работает, тем сильнее её компании не хватает денег. Получается, что платежи заказчиков приходят очень не вовремя. Зарплату сотрудникам нужно платить сегодня, а деньги по крупному заказу упадут на счёт только через пять дней. Не готовы крупные компании давать предоплату — все хотят платить с отсрочкой. Знакомая история?
В бизнесе может случится так, что у прибыльной компании нет денег на текущие расходы. Покупатель заплатит через неделю, а нужно было ещё вчера рассчитаться с поставщиками, оплатить аренду и внести платёж по кредиту. То есть в бизнесе возник временной лаг между приходом и расходом средств. Такая ситуация называется кассовым разрывом.
В этой рассылке рассмотрим базовую механику прогнозирования кассовых разрывов, а на саммите по финансам, налогам и праву разобрали этот случай подробнее.
Шаг 1. Ведите учёт операций
Первый и самый важный шаг осознанного управления деньгами — постоянный финансовый учёт. Записывайте все операции, которые происходят в бизнесе. Фиксируйте приходы и расходы; отмечайте, когда и от кого пришли деньги, кому и сколько вы заплатили. Как только вы начнёте следить за движением денег, ситуация сразу станет понятной и прозрачной.
Ирина послушала наш совет и записала в таблицу в экселе операции студии с начала месяца. Теперь она видит, что деньги на счёте уже закончились и может спланировать дальнейшее развитие событий. Это не масштабный финансовый учёт, а простая таблица, которую может составить даже неспециалист в финансах.
Шаг 2. Планируйте на будущее
Следующее в прогнозировании кассовых разрывов — это прогноз будущих операций. Вы получаете контроль над своим бизнесом, когда не только фиксируете то, что произошло в прошлом, но и смотрите в будущее. Простой финансовый план поможет избежать неприятностей.
Мы помогли Ирине составить платёжный календарь по проекту, который у неё запустится в октябре. В таблицу попали все платежи заказчика и обязательные расходы на оплату труда сотрудников, аренду студии и оборудования. Теперь наглядно видно, когда в бизнесе закончатся деньги и можно будет заранее к этому подготовиться.
Пример проектного платёжного календаря
Этот платёжный календарь вы можете скачать и использовать в своей компании. Для этого ежемесячно внесите в него ваш реальный доход и заполняйте статьи расходов. Начните с самого крупного и обязательного — аренды, заработной платы и закупки сырья. Если вы видите отрицательное значение в строке «Накопленный итог», то кассовый разрыв неминуем. Теперь главное понять, что с этим делать.
Шаг 3. Готовьтесь заранее
Предупреждён — значит вооружён. Когда вы увидите, что произойдёт с денежным потоком на протяжении месяца, вы можете подготовиться к любому сценарию. Если вы осознаёте, что денег не хватит, у вас есть время, чтобы:
- Договориться с контрагентами. Добейтесь, чтобы вам платили прежде, чем вы сами должны будете заплатить. Работайте с поставщиками с отсрочкой, а с покупателями по предоплате. Договориться можно обо всём.
- Реализовать запасы товара. Если нет других вариантов, продайте то, что легче всего реализовать. Обратитесь к оптовикам или дистрибьюторам и дайте им скидку. Так вы разморозите деньги и рассчитаетесь по долгам.
- Увеличить денежный поток. Проще компаниям, у которых много мелких операций. Реализуйте товар в розницу, работайте с мелкими поставщиками или берите частные заказы. Чем больше составляющих в ваших денежных потоках, тем они устойчивее.
