Пандемия и командировки: как сэкономить, если поездок не избежать

Недавно мы провели опрос в Facebook-группе «WEBSARAFAN сообщество предпринимателей» на тему, убила ли пандемия командировки. И выяснили, что 40% опрошенных как летали, так и продолжают летать в деловые поездки. Специфика бизнеса такова, что командировки нужны. Да, многое теперь решается удаленно. Через Zoom можно провести переговоры, но нельзя открыть филиал розничной сети, магазин или аптеку. Не проверить работу франчайзи и не отремонтировать сложное оборудование.

И поскольку для бизнеса по-прежнему актуален вопрос, как сэкономить на командировках, мы вместе с сервисом организации командировок Авиасейлс для бизнеса собрали подборку небанальных советов.

Сравнивайте цены

Проверяйте стоимость билетов на соседние даты. Цены сильно зависят от сезонности, спроса и предложения на выбранном маршруте. Например, иногда стоит подождать пару дней, пока закончатся осенние каникулы в школах, и дети, летавшие на соревнования или экскурсии, разъедутся по домам.

Выбирайте удобное время вылета

Покупайте такие билеты, чтобы в течение дня сотрудник успевал добраться до места проживания в командировке. Тогда вам не придется бронировать отель для дополнительной ночевки возле аэропорта или в городе, где он будет делать пересадку. И на суточных за день дороги сэкономите.

Пример. На 13 июля 2021 г. самый дешевый прямой перелет Краснодар — Санкт-Петербург эконом-классом стоит 3149 руб. Прибытие в 17.40.

С учетом времени на дорогу из аэропорта, сотрудник приедет в Питер, когда рабочий день уже закончится, нужно будет заселяться в гостиницу. Стоимость самого дешевого трехзвездочного отеля за 1 ночь на эту дату, по данным Авиасейлс для бизнеса,  —  2920 руб.

Следовательно, лучше выбрать билет на самолет немного дороже (см. пример далее — цена билета выше на 691 руб.), но с удобным временем вылета и прибытия, чтобы сотрудник выехал пораньше и в тот же день попал на объект или встречу.

Создайте тревел-политику, если у вас ее еще нет

Удобно, когда каждого нового сотрудника не нужно вводить в курс дела по поводу командировок. Объяснять, сколько можно тратить на билеты, какими рейсами кого отправлять и какие отели бронировать для руководителей и линейного персонала. Для этого и существует тревел-политика — свод правил и инструкций. Есть сервисы, куда она уже интегрирована. Там настраиваются максимальные значения цен на билеты и отели, чтобы сотрудники не превышали лимит трат. Продуманы процедуры согласования. Суммы, которые соответствуют установленным значениям, даже не нужно согласовывать с руководством. 

Не ограничивайте варианты выбора

То ли по традиции, то ли по привычке компании иногда работают только с одним поставщиком услуг для командировочных: агентством, авиакомпанией или другим перевозчиком. Этот подход ограничивает выбор и возможность купить билеты дешевле и удобнее.

Сервис «Авиасейлс для бизнеса» отображает все варианты. Делает фильтрацию предложений авиакомпаний по цене, времени вылета и прибытия. В ближайшее время добавится опция покупки билетов на поезда.

Проверяйте, нет ли опечаток

В спешке заказывая билеты, сотрудники иногда ошибаются и неправильно вписывают фамилию и/или паспортные данные командировочного.

Из-за этого могут не пустить на рейс. Но если заранее позвонить в авиакомпанию и попросить внести изменения,  новый билет покупать не придется. Правда, правила у всех разные. Допустим, S7 Airlines разрешает исправлять данные бесплатно через личный кабинет на сайте, а вот «Победа» и «Уральские авиалинии» возьмут за это сервисный сбор (400 и 500 руб. соответственно).

Авиасейлс для бизнеса разработал интеллектуальную систему поиска ошибок. Ее точность — более 90%. Кроме того, сервис хранит данные пассажиров, и их не нужно вводить заново, так что ошибки исключены.

Не переплачивайте агентствам

Когда компании долго работают с агентствами, то привыкают к их условиям и расценкам. Порой, копнув глубже, руководители делают удивительные открытия: слишком высокие наценки, доплаты даже за выписку билетов. В среднем услуги агентств обходятся в сумму до 15% от стоимости билетов. Сравните с поисковиком. Авиасейлс — метапоисковик, он показывает стоимость без наценок и без комиссии.

Приобретайте возвратные билеты

По статистике Авиасейлс для бизнеса, 15% пассажиров покупают возвратные билеты. Из них каждый пятый билет сдают по разным причинам. А те, у кого билеты «сгорели», в следующий раз приобретают возвратные. Да, можно рискнуть билетом из Москвы до Екатеринбурга за 6 тыс. руб., а если на кону перелет Калининград — Владивосток за 35 тыс.? И пусть возвратный билет дороже на четверть, зато основную часть суммы вы сохраните. 

Пользуйтесь привилегиями для корпоративных клиентов

Авиаперевозчики заключают договоры с компаниями — частыми потребителями их услуг. Если сотрудники компаний много летают, то им предоставляют скидки, премиальные билеты, карты лояльности и другие бонусы. Чтобы получить эти привилегии, нужно тратить на перелеты не менее 1 млн в квартал (по правилам S7 и Utair) либо от 15 млн в год (по требованиям «Аэрофлота»).

Минусы этой стратегии: вы привязаны к одному поставщику услуг. Цены не всегда устраивают, рейсы часто в неудобное время.  Авиасейлс для бизнеса предлагает такое решение: трехсторонний договор между авиакомпанией, корпоративным клиентом и сервисом. Поисковик показывает цены уже с корпоративными скидками, сравнивает их с другими предложениями, и вы не ограничены только одним поставщиком.

Бронируйте гостиницы, расположенные недалеко от места работы

Экономия рабочего времени сотрудника — тоже задача. Это не менее важно, чем сэкономить затраты на командировки. Если сотруднику не придется часами кататься туда-сюда по незнакомому городу, он уделит больше времени работе. 

Таким образом, заботясь о комфорте своих коллег, вы сэкономите время, энергию и даже иногда деньги компании. Приятных командировок!

Понравилась статья? Поделись с друзьями!