#97 Ольга Шевченко: Как нанять личного помощника, который умеет все и сам составляет себе мануалы

«Так как не было денег, сначала мы все делали сами. Я за троих могу работать. Антон, мой муж, может работать за пятерых. Мы из 9-месячного греческого лета были два раза на пляже. Мы вообще не видели первый год ничего, мы работали. Потом мы задолбались, у нас просто физически не было времени, и мы взяли помощника».

Ольга Шевченко, создатель школы бизнес-ассистентов (личных помощников)

Знакомо? Создатель школы бизнес-ассистентов и интернет-маркетологов Helppy.co Ольга Шевченко «прошлась по граблям», но вынесла много уроков из своего опыта и постепенно выстроила систему, которая позволяет ассистентам и предпринимателям говорить на одном языке и быть более эффективными.

«Я взяла помощника на те задачи, которые я сама точно делать не хочу. За эти два часа я лучше проведу 2 консультации и заработаю на зарплату этому помощнику. Конечно, нужно это время трансформировать в деньги, а не просто так на диване валяться. Когда ко мне приходят предприниматели с вопросом: где я возьму деньги на зарплату ассистента? – Я говорю: ребята, возьмите помощника, деньги найдете».

Ольга помогает будущим ассистентам освоить те навыки, которые пользуются бешеным спросом, а предпринимателей обучает структурировать свой бизнес, вытаскивать рабочие процессы и превращать их в четкие инструкции, чтобы делегировать все рутинные задачи.

Мы вытащили для вас из подкаста рекомендации Ольги и записали их в виде 5-ти понятных и простых шагов. 

5 шагов делегирования или Как нанять ассистента, который будет эффективным:

  1. Выпишите свои задачи и ужаснитесь.
    «Вот прям взять и все мелкие задачи выписать, замерить, сколько времени на каждую задачу уходит, ужаснуться, потом этот список задач разделить на несколько столбцов. Я делю на 2 категории: что только мы можем сделать, и что приносит деньги, и что может сделать любой человек, если мы его научим или дадим ему инструмент».
  1. Наймите ассистента и пропишите процессы.
    «Как работать с ассистентом, если у вас нет процесса? Созваниваетесь в скайпе, просите его включить диктофон, и два часа рассказываете, как у вас работает проект. Затем надо, чтобы человек обдумал это все и пришел к вам с вопросами. А потом, когда ему все понятно, сам себе расписал, как у вас идет процесс. Когда человек это делает сам, он, во-первых, чувствует свою значимость, во-вторых, понимает, что ему это удобно, это он сам себе придумал схему, расписал по шагам».
  1. Поставьте цель, дайте срок и объясните, какой результат вы хотите.
    «Нужно принять, что человек будет тупить с галактической скоростью первый месяц – так делают все. Просто не мешайте человеку работать, дайте ему много денег, понятную цель и оставьте его в покое. Займите себя чем-нибудь денежным: занимайтесь только тем, что вам приносит деньги. Занимайтесь продуктом».
  1. Приучите сотрудников записывать за вами.
    «Дополнять мануалы – задача сотрудника. У него должна быть привычка записывать за вами и тут же переносить в мануал. И когда человек это делает, он лучше запоминает. Простое правило: записал-перенес-запомнил. Когда они приходят с вопросами, я говорю: «Я это уже говорила. Иди ищи».
  1. Ничего не делайте сами.
    «Первая работа, которую сдаст ассистент, будет сделана плохо. Ничего. Вы говорите, что конкретно вам не нравится и какой результат вам нужен, вы объясняете, почему и для чего нужен именно такой результат. Когда человек понял, что вам не нравится, а не просто: все плохо, переделывай – он понимает, что делать в следующий раз. Он идет и заносит себе это в мануал. И вот через месяц у вас уже 20 страниц мануала, и вы не отвечаете на 10 000 тупых вопросов. Прежде чем задать вопрос, человек идет в мануал, потом в Google, потом к вам».

… читать полностью